一键扫码,10分钟入职,听说“高配”公司都是这样做的

云视角

2020-03-12

科技云报道原创。

“明天有18个入职的,要准备108份材料,包括身份证复印件、户口本、银行卡、离职证明、劳动合同......”对于企业HR而言,这样的员工入职场景再熟悉不过。堆积成山的纸质材料,繁琐的入职流程,经常让HR们忙得焦头烂额。

如今,这种传统的入职方式正在被新型的人力资源共享服务中心(HRSSC)所颠覆。

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全面颠覆传统入职方式

通过引入北京数字认证股份有限公司(以下简称:数字认证)提供的电子签和人脸识别技术,融创人力资源共享服务中心推出“一部手机,一个二维码”的入职新体验,让融创中国的HR服务焕然一新:

以前入职需要现场打印、装订、盖章的资料,现在入职前就可以随时随地在线上完成资料填写,远程团队提前进行审核,确保入职当天办理的高效和顺畅。

以前签订纸质保密协议、劳动合同、员工手册等文件的过程长达1小时,现在只需要通过手机一键扫码,即可实时在线完成入职材料的提交和签署环节。

以前等待领导审批、系统同步、入职一周内才能收到OA账号密码,现在线上签署完毕后的半小时内即可收到OA账号密码,让员工快速投入工作环境。

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这样的入职体验,还只是融创HRSSC提供的新型HR服务的冰山一角。从员工入职的劳动合同、竞业保密协议,到员工在职的员工手册、培训协议,再到员工离职的离职证明、工作交接单等,融创HRSSC都能够提供高效且专业的服务。

融创人力资源共享服务中心的建设,正是中国大型企业迈向人力资源战略转型的典型样本。

在数字化浪潮席卷全球的当下,如融创中国这类卓有远见的集团型企业,已经率先开启了以技术为驱动的人力资源管理模式变革,以HRSSC模式积极应对时代的冲击,支撑企业的改革创新。

全面人力资源进入“共享”时代

在当下人力资源向HR三支柱转型的进程中,越来越多的企业将目光从单纯的关注HRBP,开始转移到HRSSC上。特别是在多板块的集团型企业中,人力资源共享服务中心(HRSSC)的建设成为当下HR转型变革中的一个热点话题。

事实上,越来越多的企业已经认识到HRSSC的价值。据德勤咨询发布的《2018年中国地区人力资源共享服务调研报告》显示,过半的企业将在未来5年建设大共享平台,人力资源正在全面进入“共享”时代。

作为一家覆盖地产、物业服务、文旅、文化、会议会展、医疗康养等六大板块,为中国家庭提供美好生活综合服务的上市公司,融创中国的业务处于高速发展期,其分支机构遍布全国,员工数量持续增长。

如何为大量不同类型的员工提供高质量、跨组织的人力服务,为整个集团创造更高的业务价值,成为融创中国人力资源亟待解决的问题。

在HR三支柱理论的支撑下,融创中国决定通过HRSSC的建设,以“更专业、更高效、更贴近”的服务理念,推进集团各板块进行人力资源战略转型。

2019年7月,融创人力资源共享服务中心实现了从无到有,迄今为止从集团本部到哈尔滨、青岛等全国10个站点已经全面上线,面向员工和HRBP提供入、转、调、离、合同、证明、社保公积金等服务,短短半年时间就取得了令人惊艳的成绩,在集团全板块范围内实现了里程碑式的突破。

至2019年底,融创HRSSC已经交付将近30项服务产品,月度服务量接近4万单;而人力呼叫中心引入智能机器人“小融”+“人工”+“工单”的模式承载全集团的人事相关咨询业务,全年知识库维护量76599次,总共接待员工32663人次,整体满意度达到92.77%,全年呼叫中心为集团节省1166人天,联动区域解决60起员工疑难问题。

融创中国数据显示:自2019年第一季度开始实施共享和三支柱转型,到2019年底,整体人力资源运营岗人员缩减了25%,这意味着整体运营效率25%的提升,该比例在实施人力资源共享服务的企业中,达到了行业前10%的水平。

那么,融创中国的人力共享服务中心到底是如何打造的?在高效建设HRSSC的背后,融创中国又有什么样的秘诀呢?

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融创HRSSC背后的创新性技术

HRSSC的本质是通过服务创造价值,而服务的标准化、专业化、效率化,则由领先的信息化技术进行支撑,电子签便是当前广受HR群体关注的创新性技术之一。

电子签将传统的纸质签署变为电子化签署,以自动化、无纸化的方式精简和规范HR流程,不仅能够支撑HRSSC输出高效的人力服务,还能通过无纸化签署,节约各类成本,带来管理效能的提升。

同时,可靠电子签名还能够降低代签风险,助力企业HRSSC打造一个数字化的信任空间。

正是看到了电子签技术的巨大价值,融创在HRSSC建设之初便引入了数字认证电子合同解决方案,将电子签技术贯穿在人事管理全周期,覆盖多种人资业务场景,以领先的技术手段全面推动整个集团的人力资源数字化转型。

至2020年3月上旬,异动流程上线完毕,融创人力共享与人力信息化、公司信息部,历经9个月的时间,以引领行业的效率完成了入转调离等11个人力主流程的全面再造和上线,多项技术的应用和探索,更是创立了行业内多个“首家”

这些流程的再造和上线,成为公司人力三支柱转型、整体人力运营效能提升的有力保障。

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员工入职阶段,融创HRSSC以电子签技术为基础,实现了单个入职和批量入职人员系统。无论是集团员工还是派遣员工,都能够通过微信一键扫码开启线上入职之旅,解决了多人同时签约、企业自动签章、异地签署等难题。

标准入职、闪电入职的模板配置,为不同类型的员工提供多样化的办理场景。同时,数字认证提供的人脸识别比对技术,与公安部居民身份信息数据对接,更是确保签署人身份的真实性。

融创HRSSC数据显示:使用数字认证电子签后,每人次的入职,从入职前个人信息填写和资料准备到入职当日的各类文件签署,自传统方式的63分钟缩减至当前的23分钟,融创HR在入职单项业务上实现了至少13个FTE的节省,折合人工成本节省170万元/年,同时带来每年120万张纸的打印、装订、运输、转交、归档、存储等各种费用和时间成本的节省。

员工在职阶段,融创HRSSC通过电子签为员工提供入转调离手续办理、社保公积金缴纳、员工档案管理、证明材料等服务内容,线上文件的归档、整理、查询比传统纸质材料更为便捷,让HR的工作有条不紊。

员工离职阶段,融创HRSSC率先在业内推出电子版离职证明,以电子签技术解决了离职证明盖章、邮寄、发放等各个环节的人工消耗,将HR从员工离职产生的琐碎工作中解脱出来。

自融创中国的电子合同服务平台上线以来,融创HRSSC已经取得了有目共睹的成绩。根据调查,新员工对整个入职流程满意度逼近99%。

而在员工离职之际,融创HRSCC提供电子版离职证明的同时,还增加了离职员工的感谢信,让员工充分感受到企业的温暖。

在近期举办的“2019中国人力资源科技年度大奖”的评选中,融创中国获得了“2019年度中国人力资源科技最佳实践奖”和“2019年度中国最佳人力资源科技团队(企业)”两项重量级奖项,这也是对融创中国在人力资源科技创新应用、效能提升、员工服务体验提升的充分肯定。

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随着业务的发展和新需求的迸发,融创HRSSC会将更多的人力资源业务场景纳入电子合同服务平台,并从人力资源扩展到供应链管理等其他业务场景,充分享受电子签赋能带来的价值红利。

融创打造HRSSC最佳实践的经验

作为业界成功的HRSSC案例,融创HRSSC的建设无疑为其他企业提供了可参考的样本。

融创中国之所以能够在短时间内打造出集团型企业HRSSC的最佳实践,与其精细化管理和稳步推进的严谨态度密不可分。在HRSSC建设过程中,融创中国也总结出三大建设经验,具体而言:

在规划期,需要业务先行,再搭建信息化系统。首先与融创中国六大板块的人力资源模块负责人共同研讨、达成共识。

确定人力资源转型的目标,然后设计共享服务模型、新业务角色的设计,梳理共享服务业务范围、改造已有的信息化系统,确定HRSSC推广实施的方法和覆盖进度设计,最后引入满意评价,这样整个人力资源共享服务才能形成一个闭环管理。

在实施期,重点是通过IT系统搭建进行流程再造,而这一环节对电子签等技术服务商的选择至关重要。

服务商提供的电子签是否合法合规,提供的服务是否安全可靠,是否深刻理解企业需求,拥有丰富的方案设计与应用交付经验等,决定了人力资源IT系统的稳定性、高可用性以及持续性,也在很大程度上影响着HRSSC建设的成败。

这也是为什么融创中国在众多电子签服务商中选择数字认证作为唯一合作伙伴的原因。

作为一家在电子签名行业耕耘19年的CA机构,数字认证背靠政务行业传统优势,在医疗、保险、交通等行业推出了众多基于电子签名、电子合同的创新解决方案,拥有经验丰富的咨询和服务团队。

在融创HRSCC建设中,数字认证为融创中国打通了电子签和现有的HR应用,提供“随需应变、量体裁衣的服务”。

在运营期,需要通过持续的系统优化迭代、员工培训和反馈等方式,促进项目的推进和落地。

为了让HRSCC新系统更好在全国范围内推行应用,融创中国人力行政中心组织了多次培训及系统测试,组织线下推广培训3场、各区域转训会议20余场,同时线上参会区域覆盖全国各板块,以保证内部员工能够顺利应用新系统,并通过员工的意见和反馈持续推进系统的优化。

与此同时,为了进一步建立HRSSC服务标准,融创HRSSC在全国已成立的10个共享站点分别开展了关于服务规范的宣传培训和分享交流会,将HR三支柱转型的理念融入每一位HR的工作中。

如今,融创HRSSC仍在积极探索为集团各板块提供更多、更好的人力服务,提升员工满意度。

2020年,融创HRSSC将借精益管理的东风,持续优化流程、提升效能,并继续借力于信息化工具,引入RPA、OCR等先进技术,推进BI建设,稳步打造数字化、智能化的HR运营平台。

电子签作为人力资源共享服务中心建设中的重要技术支撑,其价值也将随着融创中国数字化转型的推进而得到进一步释放。

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